Plantilla con Campos Dinámicos

Crear plantillas dinámicas para descargar documentos de eClock Go.

Las plantillas de documentos en eClock permiten automatizar la generación de documentos al jalar información directamente desde la base de datos del colaborador. Este manual describe los pasos para crear y subir correctamente una plantilla en formato Word, utilizando los Campos Dinámicos disponibles para la inserción de datos.

1. Creación de la Plantilla en Word

Para crear una plantilla, sigue estos pasos:

1.1 Preparación del Documento

  1. Abrir Microsoft Word y crear un nuevo documento en blanco.

  2. Definir el formato del documento, asegurándote de utilizar un diseño claro y profesional. Puedes incluir:

    • Encabezados con el logo de la empresa.

    • Pie de página con información relevante.

    • Espacios para firmas, fechas y observaciones.

  3. Guardar una versión base del documento para futuras modificaciones.

1.2 Inserción de Campos Dinámicos

  1. Identifica los lugares en el documento donde se debe insertar información específica del colaborador.

  2. Reemplaza los textos genéricos con los Campos Dinámicos proporcionados por eClock (listados en la sección 2 de este manual).

  3. Asegúrate de que los Campos Dinámicos estén escritos exactamente como aparecen en la lista, respetando mayúsculas, minúsculas y caracteres especiales.

  4. Prueba la plantilla con diferentes combinaciones de datos para verificar que el formato se mantiene correcto.

Ejemplo de documento en Word con Campos Dinámicos:


1.3 Revisión y Validación

  1. Verifica que todos los Campos Dinámicos estén correctamente colocados.

  2. Revisa la ortografía y coherencia del documento.

  3. Guarda el documento en formato .docx asegurándote de que esté listo para subir a eClock.

2. Lista de Campos Dinámicos

Los siguientes Campos Dinámicos se pueden utilizar para referenciar los datos del colaborador en la plantilla:

Quote
Datos personales:
Compartimos una lista de los datos personales de los colaboradores que puedes utilizar en tus documentos:
  1. Nombre/s: {{Colaborador.Nombre}} 
  2. Apellido paterno: {{Colaborador.ApellidoP}} 
  3. Apellido materno: {{Colaborador.ApellidoM}}
  4. Nombre/s con apellidos: {{Colaborador.NombreCompleto}} 
  5. Etiqueta asignada al colaborador, pj. Isa Rivas: {{Colaborador.Etiqueta}}
  6. Saludo para la persona, pj. Ing., Lic., Sr., Sra., entre otros: {{Colaborador.Saludo}}
  7. Sobrenombre que el colaborador puede tener, pj. Isa, Mafer, Sofi, etc.: {{Colaborador.SobreNombre}}
  8. RFC del colaborador: {{Colaborador.RFC}}
  9. Número de seguridad social del colaborador: {{Colaborador.NSS}}
  10. CURP del colaborador: {{Colaborador.CURP}}
  11. Correo personal que el colaborador tenga asignado: {{Colaborador.Correo}}
  12. Número de celular personal del colaborador: {{Colaborador.TelMovilPersonal}}
  13. Número de teléfono fijo del colaborador: {{Colaborador.TelPersonal}}
  14. Nacionalidad del colaborador: {{Colaborador.Nacionalidad}}
  15. Estado civil del colaborador: {{Colaborador.EstadoCivil}}
  16. Género del colaborador: {{Colaborador.Genero}}
  17. Alergias del colaborador: {{Colaborador.Alergias}}
  18. Tipo de sangre del colaborador: {{Colaborador.TipoSangre}}
  19. Lugar de nacimiento: {{Colaborador.Extras.LugarNacimiento}}
  20. Fecha de nacimiento del colaborador: {{Colaborador.FechaNacimiento}}
  21. Cuenta de banco del colaborador: {{Colaborador.Cuenta.Cuenta}}
  22. CLABE interbancaria del colaborador: {{Colaborador.Cuenta.Clabe}} 
Quote
Datos laborales:
Compartimos una lista de los datos laborales de los colaboradores que puedes utilizar en tus documentos:
  1. Número del colaborador asignado en eClock Go: {{Colaborador.LinkID}}
  2. Número de teléfono de oficina: {{Colaborador.TelOficina}}
  3. Número de celular de la oficina: {{Colaborador.TelMovilOficina}}
  4. Correo laboral del colaborador: {{Colaborador.CorreoOtro}}
  5. Fecha de ingreso del colaborador: {{Colaborador.FechaIngreso}}
  6. Fecha de antigüedad del colaborador: {{Colaborador.FechaAntiguedad}}
  7. Fecha de baja del colaborador: {{Colaborador.FechaBaja}}
  8. Etiqueta del departamento que tiene asignado el colaborador: {{Colaborador.Departamento.Etiqueta}}
  9. Etiqueta del puesto que tiene asignado el colaborador: {{Colaborador.Puesto.Etiqueta}}
  10. Descripción del puesto: {{Colaborador.Puesto.Descripcion}}
  11. Etiqueta de la empresa que tiene asignada el colaborador: {{Colaborador.Empresa.Etiqueta}}
  12. Razón social de la empresa que tiene asignada el colaborador: {{Colaborador.Empresa.RazonSocial}}
  13. Registro Patronal: {{Colaborador.Empresa.RegistroPatronal}}
  14. RFC de la empresa que tiene asignada el colaborador: {{Colaborador.Empresa.RFC}}
  15. Registro patronal de la empresa que tenga asignada el colaborador: {{Colaborador.Empresa.RegistroPatronal}}
  16. Tipo de nómina que el colaborador tenga asignada, pj. quincenal, semanal: {{Colaborador.TipoNomina}}
  17. Tipo de trabajador que es el colaborador, pj. confianza, sindicalizado: {{Colaborador.TipoTrabajador}}
  18. Tipo de contrato que tenga el colaborador, pj. prueba, indeterminado: {{Colaborador.TipoContrato}}
  19. En número, vigencia del contrato, pj. 4, 90, 30, etc. {{Colaborador.VigenciaContrato.Vigencia}}
  20. Tipo de vigencia de contrato, pj. días, meses. {{Colaborador.VigenciaContrato.TipoVigencia}}
  21. En caso de que aplique: fecha de vigencia del contrato: {{Colaborador.VigenciaContrato.VigenciaFecha}}
  22. En caso de que aplique: comentarios sobre el contrato: {{Colaborador.VigenciaContrato.Comentarios}}
  23. Sueldo diario del colaborador: {{Colaborador.Sueldo.SueldoDiario}}
  24. Sueldo mensual del colaborador: {{Colaborador.Sueldo.SueldoMensual}}
  25. En caso de que aplique, puedes tomar la fecha de baja del colaborador: {{Colaborador.FechaBaja}}
Quote
Extras:
Para los campos de fechas, puedes agregar la palabra "FECHA", para transfórmalo en letra:
Por ejemplo: {{Colaborador.FechaIngreso,” FECHA”}}. Aparece con fecha. Ej. 18 de mayo del 2022.

Para los campos de fechas, puedes agregar la palabra EDAD, para transformarlo en años.
Por ejemplo: {{Colaborador.FechaNacimiento,”EDAD”}}. Aparece la edad. Ej. 22 años

Para los campos de sueldos, puedes agregar MXN, para transformar el sueldo a letra en mayúsculas.
Por ejemplo: {{Colaborador.SueldoMensual,”MXN”}}. Aparece con letra el sueldo en mayus. Ej. OCHO MIL PESOS 00/100 MN

Para los campos de sueldos, puedes agregar mxn, para transformar el sueldo a letra en minúsculas.
Por ejemplo: {{Colaborador.SueldoMensual,”mxn”}}. Aparece con letra el sueldo en minus. Ej. ocho mil pesos 00/100 mn

Para los campos de sueldos, puedes agregar #,###.00, para asignar "comas" entre unidades.
Por ejemplo: {{Colaborador.SueldoMensual,”#,###.00”}}. Aparece con separación "coma" en los milésimos. Ej. 1,234.56

Para los campos de etiquetas, o nombres, puedes utilizar MAYUS para que aparezca todo el texto en mayúsculas.
Por ejemplo: {{Colaborador.Empresa.RazonSocial,”MAYUS”}}. Aparece en mayúsculas. Ej. ECLOCK SAPI DE CV

Para los campos de etiquetas, o nombres, puedes utilizar minus para que aparezca todo el texto en minúsculas.
Por ejemplo: {{Colaborador.Empresa.RazonSocial,”minus”}}. Aparece en mayúsculas. Ej. eclock sapi de cv

Para los campos de lugar de nacimiento, puedes agregar ALUGARNACIMIENTO para que aparezca el nombre del estado completo y no en formato ISO 3166-3
Por ejemplo: {{Colaborador.Extras.LugarNacimiento,"ALUGARNACIMIENTO"}. Aparece el nombre del estado. Ej. GUERRERO

Para los Campos Dinámicos que se solicitan al descargar el documento, se agregarán en el documento con el "Nombre" que asignamos en el Campo.
Por ejemplo: {{Dinamicos.diasVac}}. Aparecerá en el documento 

3. Subida de la Plantilla a eClock

Para que la plantilla esté disponible en el sistema, sigue estos pasos:

  1. Ingresar a eClock con un usuario con permisos de administrador.


  1. Acceder al perfil de cualquier colaborador y navegar a la sección Documentos.

 

  1. Hacer clic en el icono de los Múltiples engranajes.

 

  1. En la ventana que nos muestra damos clic en el signo de +.

 

  1. Llenamos la información solicitada y subimos la plantilla en un formato .docx


 

  1. Damos clic en Guardar.
  2. Finalmente, la plantilla quedara lista para descargarse con la información de cada colaborador.

4. Consideraciones Finales

  • Asegurarse de que los Campos Dinámicos estén escritos sin errores tipográficos.

  • No modificar la estructura de los Campos Dinámicos, ya que deben coincidir exactamente con las referencias en eClock.

  • Probar la plantilla con un documento de prueba para verificar que la información se jale correctamente.

  • Mantener las plantillas actualizadas conforme a los cambios en los datos requeridos.

Siguiendo estos pasos, se garantiza una correcta generación de documentos automatizados en eClock Go, facilitando la gestión de documentos dentro de la organización.

Info
Si necesitas ayuda para configurar tus documentos, acércate con tu ejecutivo de cuenta o al correo Soporte@eClock.com.mx, te atenderemos con mucho gusto.


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