Tipos de Permisos en eClock

Tipos de Permisos en eClock

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Objetivo

Brindar una guía clara, detallada y estructurada que explique cada tipo de permiso disponible en la plataforma eClock, con el fin de facilitar la correcta asignación de accesos según el rol operativo, administrativo o jerárquico de cada colaborador. Este documento es útil tanto para administradores de la plataforma como para líderes o supervisores que requieran comprender qué capacidades tiene cada nivel de acceso.

Introducción

La plataforma eClock ofrece una variedad de perfiles de usuario que responden a distintas necesidades dentro de una organización. Desde los colaboradores que únicamente registran su asistencia, hasta los administradores que gestionan estructuras completas, es fundamental entender qué alcance tiene cada permiso.

En esta KB se presentan los tipos de perfil de menor a mayor nivel de control: Autoservicio, Supervisor, Editor de Personal y Administrador. Esta estructura jerárquica permite mantener la seguridad de la información, delegar funciones correctamente y evitar errores en la administración del sistema.

 1. Perfil de Autoservicio

Es el perfil más básico en eClock, pensado exclusivamente para que el colaborador gestione su propia información laboral. No tiene funciones de gestión sobre terceros ni de administración avanzada.

Funciones:

✅Permisos y Justificaciones: Solicitar ausencias, retardos o permisos especiales que deben ser aprobados por su supervisor.
✅Checador (Entradas y Salidas): Registrar su hora de entrada, salida  directamente desde la app.
✅Vacaciones: Consultar el saldo de días disponibles y solicitar vacaciones.
✅Próximos cumpleaños: Ver cumpleaños de compañeros registrados en eClock.
✅Recibos de nómina: Acceso directo a sus comprobantes de pago.
✅Días festivos: Visualizar las fechas oficiales de descanso definidas por la organización.
✅Turnos / Horarios: Consultar los horarios asignados, horas a trabajar, tiempos pendientes o retardos acumulados.
✅Comentarios: Enviar dudas, sugerencias o problemas sobre la pagina 
✅Mis datos: Ve y edita su información personal  registrada en el sistema.
✅Configuración general: Ajustar tema (claro/oscuro) y otros aspectos del autoservicio.

Limitaciones:

❌No puede acceder a información de otros colaboradores.
❌No tiene permisos para editar datos ni autorizar solicitudes.
❌No puede modificar estructuras, horarios o configuraciones globales.

Ejemplo práctico:
Un colaborador que olvidó checar su salida puede ingresar una justificación desde su autoservicio, que quedará pendiente para aprobación de su supervisor.


"1.1 Autoservicio"

2. Perfil de Visor

El perfil de Visor es un acceso diseñado para usuarios que requieren consultar información de más de un colaborador, pero que no necesitan realizar gestiones, aprobaciones o modificaciones. Suele asignarse a mandos medios, áreas de apoyo o personal administrativo que necesita revisar datos de asistencia, horarios o reportes sin intervenir en ellos.

Funciones:

✅Visualizar registros de asistencia y checadas de sus colaboradores liderados.
✅Consultar saldos de vacaciones de su equipo inmediato.
✅Revisar incidencias, retardos o faltas del personal que le ha sido asignado.
✅Acceso a reportes básicos sobre tiempos trabajados y pendientes.

Limitaciones:

❌Solo puede visualizar al personal que tiene a su cargo, no a toda la organización.
❌No puede autorizar ni rechazar solicitudes.
❌No puede levantar incidencias
❌No puede editar información personal ni laboral.
❌No tiene acceso a configuraciones generales de la plataforma.

Ejemplo práctico:
Un jefe de área con perfil de Visor puede revisar qué colaboradores de su equipo llegaron tarde en la semana, pero no puede justificar sus checadas ni aprobar solicitudes de vacaciones.

 3. Perfil de Supervisor

El perfil de Supervisor representa el siguiente nivel de acceso después del Visor. Está diseñado para líderes directos de equipos, jefes de área o encargados operativos que necesitan gestionar activamente al personal a su cargo. A diferencia del Visor, el Supervisor no solo consulta la información, sino que también puede intervenir y realizar acciones sobre ella.

Funciones:

✅Visualizar registros de asistencia y checadas de todos los colaboradores a su cargo.
✅Justificar checadas u omisiones cuando un colaborador no registró su entrada o salida.
✅Ingresar incidencias o justificar días completos (ej. enfermedad, permisos especiales).
✅Aprobar o rechazar solicitudes de vacaciones, permisos o incidencias (cuando es jefe directo o forma parte de la gestion).
✅Acceder a reportes de asistencia y cumplimiento para su equipo inmediato.

Limitaciones:

❌Su alcance se limita exclusivamente a los colaboradores que tiene asignados en su equipo o departamento.
❌No puede modificar la información del colaborador (perfil, datos personales, contrato, etc.).
❌No puede realizar configuraciones globales de la plataforma.

Ejemplo práctico:
Un supervisor de sucursal detecta que un colaborador olvidó registrar su salida. Desde su perfil puede ingresar la justificación correspondiente para evitar que se muestre como una falta. Además, si otro colaborador solicita vacaciones, el supervisor puede aprobarlas directamente desde la app.

4. Perfil de Editor de Personal

El perfil de Editor de Personal está diseñado para usuarios que requieren un nivel de acceso mayor al del Supervisor, pues además de visualizar y gestionar asistencias, también pueden modificar información administrativa del personal asignado. Generalmente se asigna a áreas de Recursos Humanos, jefes de administración o coordinadores regionales que necesitan mantener actualizados los datos de los colaboradores.

Funciones:

✅Visualizar registros de asistencia y checadas de colaboradores que tenga a su cargo, ya sea porque es su líder directo o porque está asignado como supervisor de un departamento, sucursal o centro de costos.
✅Justificar checadas u omisiones y aprobar/rechazar solicitudes.
✅Ingresar incidencias o justificar días completos para los colaboradores.
✅Editar fichas de colaboradores: modificar datos de perfil como puesto, departamento, sucursal, centro de costos, tipo de contrato, entre otros.
✅Asignar supervisores, ubicaciones y departamentos a los colaboradores.
✅Acceder a reportes de asistencia y desempeño de su equipo o de las áreas que tenga asignadas.

Limitaciones:
❌No puede realizar configuraciones globales del sistema

❌Su alcance está limitado únicamente a los colaboradores o áreas que le sean asignadas.

Tabla Comparativa de Permisos en eClock

Función / CaracterísticaAutoservicioVisorSupervisorEditor de PersonalAdministrador
Ver su propia información✅✅✅✅✅
Ver información de otros colaboradores❌✅ ✅ ✅✅ 
Registrar sus propias checadas✅✅✅✅✅
Consultar checadas de colaboradores❌✅✅✅✅
Justificar checadas / días❌❌✅✅✅
Aprobar / rechazar solicitudes❌❌✅ ✅✅
Editar datos de colaboradores❌❌❌✅✅
Asignar supervisores / ubicaciones❌❌❌✅✅
Configuración global del sistema❌❌❌❌✅
Asignar permisos a otros❌❌❌❌✅

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Conclusión

La correcta asignación de permisos en eClock es clave para garantizar que cada colaborador tenga acceso únicamente a la información y funciones que necesita según su rol. Gracias a la estructura jerárquica de perfiles —Autoservicio, Visor, Supervisor, Editor de Personal y Administrador— se logra un equilibrio entre autogestión del colaborador, supervisión efectiva de los líderes y control administrativo seguro.

Asignar los permisos adecuados no solo evita errores o accesos indebidos, sino que también optimiza los procesos internos: el colaborador gestiona sus solicitudes desde el autoservicio, el supervisor valida incidencias en tiempo real, el editor de personal mantiene actualizada la información de su área, y el administrador asegura la configuración global del sistema.

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